Nội dung

Những điểm thay đổi quan trọng trong thủ tục công chứng hiện nay đã đánh dấu bước chuyển mình mạnh mẽ trong lĩnh vực pháp lý. Với quy định mới, quy trình công chứng được số hóa, đơn giản hóa và minh bạch hơn. Những cập nhật này đem lại sự thuận tiện, nhanh chóng cho người dân khi thực hiện các giao dịch cần công chứng. Bài viết sau sẽ nêu lên một số điểm mới quan trọng liên quan đến thủ tục công chứng hiện nay.

Những điểm thay đổi quan trọng trong thủ tục công chứng hiện nay

Các giao dịch bắt buộc phải công chứng

Khoản 1 Điều 3 Luật Công chứng 2024 quy định giao dịch phải công chứng là “giao dịch quan trọng, đòi hỏi mức độ an toàn pháp lý cao và được luật quy định hoặc luật giao Chính phủ quy định phải công chứng.”

Một số giao dịch bắt buộc phải công chứng bao gồm:

Văn bản lựa chọn người giám hộ (khoản 2 Điều 48 Bộ luật Dân sự 2015);
Di chúc của người bị hạn chế về thể chất và người không biết chữ (khoản 3 Điều 630 Bộ luật Dân sự 2015);
Bản dịch tiếng Việt của di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài (khoản 5 Điều 647 Bộ luật Dân sự 2015);
Các giao dịch mua bán, thuê mua, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở (khoản 1 Điều 164 Luật Nhà ở 2023);
Các hợp đồng, văn bản thực hiện các quyền của người sử dụng đất (khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024)

>> Bài viết liên quan: Hướng dẫn thủ tục hủy bỏ di chúc đã công chứng, chứng thực

Các trường hợp được công chứng ngoài trụ sở

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 46 Luật Công chứng 2024, việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng nếu người yêu cầu công chứng thuộc các trường hợp sau đây:

Lập di chúc tại chỗ ở theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015;
Không thể đi lại được vì lý do sức khỏe; đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly theo chỉ định của cơ sở y tế;
Đang bị tạm giữ, tạm giam; đang thi hành án phạt tù; đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính;

Ngoài ra, việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng nếu người yêu cầu công chứng có lý do chính đáng khác theo quy định của Chính phủ (khoản 1 Điều 43 Nghị định 104/2025/NĐ-CP) bao gồm:

Phụ nữ đang mang thai hoặc nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi;
Người cao tuổi, người khuyết tật hoặc có khó khăn trong việc đi lại;
Người đang thực hiện nhiệm vụ trong lực lượng công an nhân dân, quân đội nhân dân, người đảm nhiệm chức trách hoặc đang thực hiện công việc được giao theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nơi họ làm việc mà việc rời khỏi vị trí sẽ ảnh hưởng đến nhiệm vụ, công việc được giao hoặc chứng trách mà họ đang đảm nhận;
Trường hợp bất khả kháng, trở ngại khách quan mà người yêu cầu công chứng không thể đến tổ chức hành nghề công chứng.

Quy định về việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản

Điều 50 Luật Công chứng 2024 quy định: “Việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng.”

Ngoài ra, Điều 46 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định điều kiện về ảnh chụp công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng như sau:

Nhận diện được người ký văn bản công chứng và công chứng viên thực hiện việc công chứng;
Rõ ràng, sắc nét, không dễ bay màu hoặc phai mực; không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt chi tiết hoặc bối cảnh;
Được in màu hoặc đen trắng trên giấy A4; trường hợp sử dụng giấy in ảnh chuyên dụng thì kích thước ảnh tối thiểu là 13cm x 18cm.

Quy định mới về công chứng điện tử

Phạm vi áp dụng

Điều 48 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, phạm vi giao dịch được áp dụng công chứng điện tử bao gồm:

Công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng đối với tất cả các giao dịch dân sự.
Công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác.
Cơ quan đại diện ngoại giao thực hiện công chứng điện tử đối với các giao dịch theo quy định tại khoản 1 Điều 73 của Luật Công chứng 2024.

Ngoài ra, theo Điều 5, khoản 1 Điều 62 Luật Công chứng 2024, công chứng điện tử phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật.
Khách quan, trung thực.
Tuân thủ Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc hành nghề công chứng.
Bảo đảm an ninh, an toàn, bảo vệ thông điệp dữ liệu và bảo mật thông tin theo quy định của pháp luật; thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu.
Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 63 của Luật Công chứng 2024.

Căn cứ vào điều kiện kinh tế – xã hội, nhu cầu và khả năng cung cấp dịch vụ công chứng điện tử trong từng thời kỳ, Chính phủ quy định về phạm vi các giao dịch được công chứng điện tử. (khoản 2 Điều 62 Luật Công chứng 2024)

Điều kiện sử dụng dịch vụ công chứng điện tử

Điều 50 Nghị định 194/2025/NĐ-CP quy định điều kiện sử dụng dịch vụ công chứng điện tử bao gồm:

Người tham gia giao dịch công chứng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cung cấp theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc chữ ký số, chứng thư chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.
Tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch công chứng điện tử có thể đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử trên nền tảng công chứng điện tử hoặc được xác thực cấp chứng thư chữ ký số qua ứng dụng VNeID hoặc ứng dụng khác tại thời điểm tham gia giao dịch để đồng bộ tài khoản và cấp chứng thư chữ ký số theo quy định của pháp luật. Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ hướng dẫn tổ chức, cá nhân đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử và tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan.

Văn bản công điện tử

Văn bản công chứng điện tử theo quy định tại Điều 64 Luật Công chứng 2024 là:

Chứng thư điện tử được tạo lập theo nguyên tắc và phạm vi quy định tại Điều 62;
Có hiệu lực kể từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng.
Văn bản công chứng điện tử phải có QR-Code hoặc đường link hoặc mã số hoặc hình thức ký hiệu riêng khác để thực hiện việc tham chiếu, kiểm tra tính xác thực (khoản 2 Điều 47 Nghị định 104/2025/NĐ-CP).
Việc ký số của người tham gia giao dịch, người làm chứng, người phiên dịch vào văn bản công chứng điện tử được thực hiện trước sự chứng kiến của công chứng viên, trừ trường hợp người có thẩm quyền đã đăng ký chữ ký mẫu theo quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật Công chứng 2024 (khoản 3 Điều 47 Nghị định 104/2025/NĐ-CP).

Việc chuyển đổi hình thức giữa văn bản công chứng điện tử và văn bản công chứng giấy được thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Văn bản công chứng được chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, trừ trường hợp pháp luật quy định loại văn bản đó được chuyển giao quyền sở hữu và chỉ được tồn tại dưới một hình thức duy nhất.

Dịch vụ tư vấn công chứng theo quy định mới

Dịch vụ tư vấn công chứng theo quy định mới

Trong bối cảnh pháp lý không ngừng thay đổi, việc tiếp cận nguồn thông tin tư vấn chất lượng và chính xác về thủ tục công chứng là điều vô cùng cần thiết. Dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp không chỉ giúp người dân và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn đảm bảo các hồ sơ, giấy tờ được xử lý đúng quy trình, đúng luật – giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh về mặt pháp lý. Đội ngũ luật sư Luật Kiến Việt có thể hỗ trợ bạn trong các vấn đề như:

Tư vấn quy định của pháp luật về thủ tục công chứng;
Tư vấn các giao dịch bắt buộc phải công chứng và phương thức công chứng phù hợp;
Tư vấn các trường hợp có thể công chứng điện tử, công chứng ngoài trụ sở,…
Tư vấn, hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ giấy tờ cần thiết cho việc công chứng trong các trường hợp cụ thể.

Với sự hỗ trợ của tư vấn uy tín và sự cập nhật kịp thời các quy định mới, thủ tục công chứng ngày càng trở nên đơn giản và dễ tiếp cận hơn. Đầu tư vào dịch vụ tư vấn công chứng chính là đầu tư cho sự an tâm và tính pháp lý vững chắc trong mọi giao dịch dân sự, kinh doanh và hành chính. Hãy liên hệ Luật Kiến Việt qua số hotline 0386579303 để được hỗ trợ nhanh chóng, chi tiết.