Nội dung

Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp ghi lại các quyết định và nội dung của cuộc họp. Biên bản họp không chỉ là tài liệu lưu trữ mà còn là căn cứ pháp lý ghi nhận những quyết định quan trọng của hội đồng quản trị. Mẫu biên bản cần được soạn thảo chính xác và đầy đủ để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch khi sử dụng. Để hiểu rõ hơn, hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau.

Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị mới nhất

Hội đồng quản trị gồm những ai?

Căn cứ Điều 154 Luật doanh nghiệp 2020, hội đồng quản trị có từ 03 đến 11 thành viên, điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng thành viên Hội đồng quản trị. Thành phần Hội đồng quản trị bao gồm:

Chủ tịch Hội đồng quản trị: là lãnh đạo Hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm điều hành cuộc họp và định hướng chiến lược;
Các thành viên Hội đồng quản trị: thường là cổ đông lớn, nhà đầu tư chiến lược hoặc chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động của công ty;
Thành viên độc lập (nếu có): có vai trò cơ bản là giải quyết xung đột; kiểm soát hoạt động quản lý, điều hành công ty và đảm bảo tính minh bạch.

Khi nào cần họp hội đồng quản trị?

Căn cứ khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 157 Luật doanh nghiệp 2020, Chủ tịch Hội đồng quản trị được bầu trong cuộc họp đầu tiên của Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị đó. Hội đồng quản trị họp ít nhất mỗi quý một lần và có thể họp bất thường. Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị trong trường hợp sau đây:

Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị;
Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;
Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị;
Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.

Quy định pháp luật về biên bản họp Hội đồng quản trị

Khi lập biên bản họp Hội đồng quản trị, cần đặc biệt lưu ý các quy định pháp lý sau:

Đề nghị họp phải bằng văn bản, nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết định;
Chủ tịch phải triệu tập họp trong 07 ngày làm việc từ khi nhận đề nghị. Trường hợp không triệu tập họp Hội đồng quản trị theo đề nghị thì Chủ tịch Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty; người đề nghị có quyền thay thế Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị;
Thông báo mời họp phải gửi trước 03 ngày làm việc, xác định thời gian, địa điểm, chương trình, vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo phải có tài liệu và phiếu biểu quyết;
Kiểm soát viên nhận thông báo và tài liệu như thành viên Hội đồng quản trị, có quyền dự họp và thảo luận nhưng không biểu quyết;
Cuộc họp tiến hành khi có từ ba phần tư thành viên dự họp. Nếu không đủ, triệu tập lần hai trong 07 ngày, họp nếu có hơn một nửa thành viên dự họp.

Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị mới nhất

Nội dung cần có

Căn cứ Điều 158 Luật doanh nghiệp 2020, các cuộc họp Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
Thời gian, địa điểm họp;
Mục đích, chương trình và nội dung họp;
Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;
Vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;
Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;
Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;
Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản, trừ trường hợp chủ tọa, người ghi biên bản từ chối ký biên bản họp nhưng nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự và đồng ý thông qua biên bản họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy.

>> Tải mẫu biên bản TẠI ĐÂY

Hướng dẫn soạn thảo

Biên bản được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có giá trị pháp lý ngang nhau. Trường hợp có sự khác biệt về nội dung giữa hai văn bản, nội dung trong biên bản tiếng Việt sẽ được ưu tiên áp dụng. Khi soạn thảo biên bản cần lưu ý các vấn đề sau:

Phần thông tin công ty: Ghi đầy đủ tên công ty bằng chữ in hoa, địa chỉ trụ sở chính và mã số doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Phần thông tin cuộc họp: Nêu rõ thời gian tổ chức cuộc họp bao gồm ngày, tháng, năm và giờ bắt đầu, kết thúc cụ thể;
Địa điểm họp: Ghi địa điểm tổ chức cuộc họp bằng văn bản, nếu họp trực tuyến cần ghi rõ nền tảng và link phòng họp;
Mục đích cuộc họp: Trình bày ngắn gọn lý do tổ chức cuộc họp và các vấn đề chính sẽ được thảo luận;
Thành phần tham dự: Liệt kê đầy đủ họ tên các thành viên Hội đồng quản trị có mặt, ghi rõ hình thức tham dự (trực tiếp/trực tuyến);
Thành phần vắng mặt: Liệt kê họ tên các thành viên vắng mặt kèm theo lý do cụ thể (nếu có);
Nội dung thảo luận: Ghi lại tóm tắt các vấn đề đã được thảo luận tại cuộc họp theo trình tự thời gian;
Kết quả biểu quyết: Ghi rõ số lượng thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến đối với từng vấn đề biểu quyết;
Quyết định thông qua: Liệt kê các quyết định đã được thông qua cùng tỷ lệ biểu quyết tương ứng;
Phần ký xác nhận: Dành chỗ trống để Chủ tọa và người ghi biên bản ký tên, ghi rõ họ tên và chức danh;
Lưu ý đặc biệt: Ghi chú về trường hợp có thành viên từ chối ký biên bản hoặc các vấn đề phát sinh khác trong quá trình lập biên bản;
Phần phụ lục: Nếu có tài liệu đính kèm, cần liệt kê rõ tên và số trang của từng tài liệu;
Hướng dẫn lưu trữ: Ghi chú về thời gian và địa điểm lưu trữ biên bản cùng các tài liệu liên quan;
Người lập biên bản: Ghi rõ họ tên, chức vụ của người chịu trách nhiệm ghi biên bản;
Thời điểm hoàn thành: Ghi ngày, giờ hoàn thành biên bản sau khi kết thúc cuộc họp.

Những lợi ích khi được tư vấn pháp luật về họp hội đồng quản trị

Việc tổ chức họp Hội đồng quản trị đúng quy định không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố then chốt đảm bảo hiệu quả quản trị doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích thiết thực khi bạn sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp:

Hướng dẫn bạn thực hiện đúng trình tự, thủ tục họp HĐQT theo Luật Doanh nghiệp 2020, tránh vi phạm dẫn đến vô hiệu hóa nghị quyết;
Cảnh báo bạn về những sai sót thường gặp trong biên bản họp, cách xử lý tranh chấp nội bộ hoặc khiếu nại từ cổ đông;
Cung cấp cho bạn mẫu biên bản chuẩn, quy trình biểu quyết tối ưu và cách ghi chép nội dung đầy đủ, khoa học;
Giúp bạn tránh phải sửa đổi hồ sơ, lập lại biên bản do sai sót pháp lý, đồng thời giảm thiểu nguy cơ bị phạt từ cơ quan quản lý;
Đảm bảo tính minh bạch trong quản trị, nâng cao niềm tin từ cổ đông và đối tác khi mọi nghị quyết đều được thông qua hợp lệ;
Hướng dẫn bạn soạn thảo chương trình họp, tài liệu họp và các phụ lục cần thiết theo đúng quy định pháp luật;
Tư vấn cho bạn cách thức triệu tập họp khi có yêu cầu từ cổ đông, xử lý các khiếu nại liên quan đến quyền lợi cổ đông;
Hướng dẫn bạn các biện pháp bảo vệ thông tin nội bộ, bí mật kinh doanh trong quá trình họp và lưu trữ biên bản;
Thông báo kịp thời cho bạn về các thay đổi pháp luật liên quan đến hoạt động của HĐQT để điều chỉnh quy chế nội bộ phù hợp;
Phân tích và cảnh báo cho bạn về các rủi ro pháp lý tiềm ẩn trong các quyết định của HĐQT trước khi thông qua.

Dịch vụ tư vấn pháp luật về họp hội đồng quản trị

Luật sư tư vấn pháp luật về họp hội đồng quản trị

Dịch vụ tư vấn pháp luật về họp hội đồng quản trị giúp bạn đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong mọi cuộc họp. Dưới đây là các công việc mà luật sư của chúng tôi sẽ thực hiện để đảm bảo quyền lợi của bạn:

Soạn thảo và kiểm tra các tài liệu liên quan đến cuộc họp, bao gồm thông báo họp, chương trình họp, và các tài liệu hỗ trợ;
Cung cấp lời khuyên về các vấn đề pháp lý phát sinh trong cuộc họp, bao gồm quyền và nghĩa vụ của các thành viên hội đồng quản trị;
Ghi chép và xác nhận tính chính xác của biên bản cuộc họp, đảm bảo biên bản phản ánh đúng nội dung đã thảo luận và quyết định;
Cung cấp các khóa đào tạo và hướng dẫn cho các thành viên hội đồng quản trị về các quy định pháp luật liên quan;
Đánh giá hiệu quả của các cuộc họp và đề xuất cải thiện quy trình để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tăng cường hiệu quả hoạt động;
Đảm bảo công ty tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành và các quy định nội bộ liên quan đến hoạt động của hội đồng quản trị;
Cung cấp hỗ trợ pháp lý khẩn cấp trong trường hợp có vấn đề phát sinh đột xuất trong cuộc họp.

Dịch vụ tư vấn pháp luật về họp hội đồng quản trị của chúng tôi mang đến sự an tâm và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn. Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, chúng tôi đảm bảo mọi cuộc họp diễn ra suôn sẻ, tuân thủ đúng quy định pháp luật và bảo vệ quyền lợi của bạn. Hãy liên hệ ngay qua hotline 0386579303 để được luật sư tư vấn luật doanh nghiệp chi tiết và hỗ trợ kịp thời.