Tìm hiểu về nghề Công chứng viên

Công chứng viên là người được bổ nhiệm để hành nghề công chứng trong các tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

(Điều 2 Luật Công chứng năm 2014).

Tổ chức hành nghề công chứng hiện nay gồm có Phòng công chứng (Đơn vị trực thuộc Sở Tư pháp) và Văn phòng công chứng. Công chứng viên do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm và phải hoạt động chuyên trách, không được kiêm nhiệm công việc khác.

Công việc của công chứng viên hàng ngày ở Phòng Công chứng hoặc Văn phòng công chứng là tiếp nhận, giải quyết và thực hiện các hồ sơ mà khách hàng yêu cầu công chứng, chứng thực, bao gồm:

• Chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật bắt buộc phải công chứng, chứng thực hoặc pháp luật không bắt buộc nhưng cá nhân, tổ chức có yêu cầu (hay được gọi là công chứng hợp đồng)
• Chứng nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (hay được gọi là công chứng bản dịch)

(Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014)

• Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận (hay được gọi là sao y bản chính)
• Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch (hay được gọi là chứng thực chữ ký).

(Khoản 4, Điều 5 NĐ Số: 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch)

Công chứng, chứng thực là công việc hàng ngày của một công chứng viên

Theo quy định tại Điều 8 Luật Công chứng 2014 thì để trở thành một công chứng viên cần có các điều kiện sau:

• Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt;
• Có bằng cử nhân luật;
• Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;
• Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định;
• Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;
• Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.Quy trình để trở thành công chứng viên

Bước 1: Có bằng cử nhân luật

Học sinh sau khi hoàn thành chương trình Phổ thông, cần vào học một trường đại học chuyên ngành luật và tốt nghiệp để lấy bằng Cử nhân luật. Thời gian đào tạo hiện nay vào khoảng 4 năm.

Bước 2: Hoàn thành khóa đào tạo nghề công chứng

 Sau khi có tấm bằng cử nhân luật, cử nhân luật cần tham gia vào một trong hai khóa sau:

• Tham gia và tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng kéo dài trong 12 tháng sau khi có bằng cử nhân luật.
• Hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng 03 tháng đối với những người được miễn đào tạo nghề công chứng theo quy định tại Khoản 1, Điều 10 Luật công chứng năm 2014 bao gồm: người đã có thời gian làm thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên từ 05 năm trở lên; luật sư đã hành nghề từ 05 năm trở lên; giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật; người đã là thẩm tra viên cao cấp ngành tòa án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật.

Hiện nay Học viện tư pháp là nơi tổ chức các khóa đào tạo nghề công chứng này.

Bước 3: Tập sự hành nghề công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng

• Người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng phải tập sự hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng
• Tập sự hành nghề công chứng: Người tập sự có thể tự liên hệ với một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự về việc tập sự tại tổ chức đó; trường hợp không tự liên hệ được thì đề nghị Sở Tư pháp ở địa phương nơi người đó muốn tập sự bố trí tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự.
• Việc tập sự ở tổ chức hành nghề công chứng phải được đăng ký ở Sở Tư pháp nơi có tổ chức hành nghề công chứng.  Thời gian tập sự hành nghề công chứng là 12 tháng đối với người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng và 06 tháng đối với người có giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng. Thời gian tập sự hành nghề công chứng được tính từ ngày đăng ký tập sự.

Bước 4: Báo cáo tập sự và thi đậu kỳ thi kiểm tra hết tập sự hành nghề công chứng viên

• Khi hết thời gian tập sự, người tập sự hành nghề công chứng phải có báo cáo bằng văn bản (cùng hồ sơ ) về kết quả tập sự có nhận xét của công chứng viên hướng dẫn và xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự gửi đến Sở Tư pháp nơi mình đã đăng ký tập sự.
• Người tập sự sau khi làm hồ sơ báo cáo hợp lệ được đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng do Bộ Tư pháp tổ chức.
• Người đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng được cấp giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng.
• Căn cứ vào tình hình thực tế và số lượng người tập sự hành nghề công chứng, Bộ Tư pháp sẽ tổ chức đợt kiểm tra hàng năm theo thông báo thời gian cụ thể tại từng thời điểm.

Bước 5: Nộp hồ sơ và được bổ nhiệm công chứng viên

– Người đáp ứng đủ tiêu chuẩn như tại mục 3 nêu trên và vượt qua đợt kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng có quyền đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên. Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên được gửi đến Sở Tư pháp nơi người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên đã đăng ký tập sự hành nghề công chứng.

– Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên gồm:

a) Đơn đề nghị bổ nhiệm công chứng viên theo mẫu quy định;

b) Phiếu lý lịch tư pháp;

c) Bản sao bằng cử nhân luật hoặc thạc sĩ, tiến sĩ luật;

d) Giấy tờ chứng minh về thời gian công tác pháp luật, là một hoặc một số giấy tờ sau đây:

+ Quyết định bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên hoặc Giấy chứng minh thẩm phán, Giấy chứng minh kiểm sát viên, Giấy chứng nhận điều tra viên kèm theo giấy tờ chứng minh đã có thời gian làm thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên từ 05 năm trở lên;

+ Quyết định bổ nhiệm chức danh Giáo sư, Phó Giáo sư chuyên ngành luật, Bằng tiến sĩ luật; trường hợp Bằng tiến sĩ luật được cấp bởi cơ sở giáo dục nước ngoài thì phải được công nhận văn bằng theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

+ Quyết định bổ nhiệm thẩm tra viên cao cấp ngành tòa án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật;

+ Quyết định tuyển dụng, quyết định luân chuyển, điều động, hợp đồng làm việc hoặc hợp đồng lao động kèm theo giấy tờ chứng minh thời gian đóng bảo hiểm xã hội phù hợp với vị trí công tác pháp luật được tuyển dụng hoặc ký hợp đồng;

+ Chứng chỉ hành nghề luật sư, Thẻ luật sư, Chứng chỉ hành nghề đấu giá, Chứng chỉ hành nghề quản tài viên, quyết định bổ nhiệm Thừa phát lại kèm theo giấy tờ chứng minh thời gian đóng bảo hiểm xã hội phù hợp với các chức danh này;

+ Các giấy tờ hợp pháp khác chứng minh thời gian công tác pháp luật.

đ) Bản sao giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng. Đối với người được miễn đào tạo nghề công chứng thì phải có bản sao giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng và giấy tờ chứng minh là người được miễn đào tạo nghề công chứng theo quy định;

e) Bản sao giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng;

g) Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp.

(Điều 12 Luật Công chứng 2014; Điều 3, TT Số: 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật công chứng)

– Thời gian để được bổ nhiệm kể từ khi nộp hồ sơ theo quy định là 40 ngày làm việc. Tuy nhiên trên thực tế thời gian để chờ được bổ nhiệm thường kéo dài hơn

Quy trình để trở thành một công chứng viên 

Thuận lợi:

– Hiện nay theo quy định của pháp luật, một số hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải được công chứng, chứng thực, đặc biệt là trong lĩnh vực nhà, đất như mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, ủy quyền…thế nên đã tạo cho các tổ chức hành nghề công chứng được lượng khách hàng thường xuyên, ổn định. Đặc biệt ở những địa phương có lượng giao dịch nhà đất tăng cao.

– Hiện nay nhiều địa phương đã bỏ “quy hoạch” các tổ chức hành nghề công chứng, thay vào đó việc thành lập các văn phòng công chứng sẽ được chấm điểm dựa vào các tiêu chuẩn quy định của mỗi tỉnh. Do đó hiện nay các văn phòng công chứng sẽ được thành lập nhiều hơn so với trước đây, cơ hội hành nghề của công chứng viên mới sẽ nhiều hơn.

– Nhận thức của người dân và tổ chức về việc đảm bảo an toàn pháp lý ngày càng được cải thiện. Do đó sẽ tìm tới công chứng viên khi thực hiện các hợp đồng, giao dịch.

– Hoạt động hợp tác quốc tế của công chứng Việt Nam ngày càng được mở rộng trong khu vực và trên thế giới, đặc biệt là chúng ta đã gia nhập Liên minh Công chứng quốc tế từ năm 2013.

– Việc ứng dụng công nghệ thông tin và công nghệ vào hoạt động công chứng là điều tất yếu trong thời gian tới. Do đó các hoạt động công chứng sẽ được hỗ trợ rất nhiều và trong một số trường hợp không còn bị cản trở bởi khoảng cách địa lý.

Khó khăn:

– Hiện nay, một số văn phòng công chứng được thành lập không căn cứ vào nhu cầu công chứng; việc chuyển trụ sở Văn phòng công chứng từ các huyện vào trung tâm các quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh dẫn đến cạnh tranh không lành mạnh, gây ảnh hưởng tới sự phát triển bền vững của nghề công chứng. Số lượng các văn phòng công chứng gia tăng dễ dẫn đến tình trạng công chứng dễ dãi hoặc bất chấp để có khách hàng và thu nhập. Thời gian qua đã có những vụ các tổ chức hành nghề công chứng bị xử phạt, các công chứng viên vi phạm bị tạm đình chỉ, đình hành nghề hoặc thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc phải bồi thường cho các cá nhân, tổ chức.

– Nghề công chứng viên là nghề có trách nhiệm cao, nhiều rủi ro như nạn giấy tờ giả, người giả, thiếu thông tin…dẫn đến nhiều trường hợp các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên bị tòa án buộc bồi thường thiệt hại và bị Sở Tư pháp xử lý như phạt tiền, tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động và hành nghề.

– Bên cạnh đó, chất lượng đội ngũ công chứng viên chưa đồng đều; việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa phù hợp với sự phát triển các nhu cầu giao dịch trong hoạt động công chứng, chưa đáp ứng yêu cầu ngăn ngừa các hành vi lừa đảo, lợi dụng công chứng để hợp pháp hóa các giao dịch bất hợp pháp, gây mất trật tự an toàn xã hội.

– Hiện nay cơ quan nhà nước chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu thông tin, chưa có sự kết nối giữa các tổ chức hành nghề công chứng với dữ liệu thông tin của các cơ quan nhà nước. Việc công chứng còn theo địa hạt (từng tỉnh) và phải công chứng trực tiếp làm hoạt động công chứng và nhu cầu của người dân còn bị hạn chế, khó khăn.