Nội dung

Hồ sơ mời thầu gồm những giấy tờ gì là vấn đề được bên mời thầu quan tâm khi tiến hành mời các nhà thầu để lựa chọn được bên cung cấp dịch vụ phù hợp. Hồ sơ mời thầu là một bộ tài liệu quan trọng, bao gồm nhiều giấy tờ khác nhau, nhằm cung cấp thông tin chi tiết về yêu cầu của bên mời thầu đối với công trình, dự án. Việc hiểu rõ cấu trúc và nội dung của hồ sơ mời thầu là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng để các nhà thầu có thể thành công trong quá trình đấu thầu. Cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây.

Thành phần hồ sơ mời thầu

Tổng quan về hồ sơ mời thầu

Khái niệm hồ sơ mời thầu

Theo định nghĩa tại khoản 29 Điều 4 Luật đấu thầu năm 2013: Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư.

Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những thông tin về hồ sơ mời thầu cũng như các vấn đề liên quan đối với lựa chọn nhà thầu.

Tham khảo thêm: Các trường hợp bắt buộc phải tổ chức đấu thầu

Vai trò của hồ sơ mời thầu trong quá trình đấu thầu

Hồ sơ mời thầu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình đấu thầu, nó không chỉ cung cấp thông tin chi tiết về gói thầu mà còn tạo ra một sân chơi công bằng và minh bạch cho các nhà thầu tham gia. Dưới đây là những vai trò chính của hồ sơ mời thầu:

Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác về gói thầu;
Làm cơ sở để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu;
Tạo sự công bằng, minh bạch trong quá trình đấu thầu;
Cung cấp cơ sở đánh giá hồ sơ dự thầu;
Bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia;
Làm cơ sở để ký kết hợp đồng.

Hồ sơ mời thầu là một công cụ quan trọng trong quá trình đấu thầu, đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả của quá trình này. Việc lập một hồ sơ mời thầu đầy đủ, chính xác và rõ ràng là rất quan trọng để đảm bảo thành công của dự án.

Các loại hồ sơ mời thầu phổ biến

Hồ sơ mời thầu là một công cụ quan trọng trong quá trình đấu thầu, cung cấp thông tin chi tiết về gói thầu để các nhà thầu có thể đưa ra đề xuất. Tùy thuộc vào quy mô, tính chất của gói thầu, hồ sơ mời thầu có thể có những cấu trúc và nội dung khác nhau. Có thể phân loại hồ sơ mời thầu thành một số loại phổ biến sau:

Hồ sơ mời thầu xây dựng: liên quan đến các công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo;
Hồ sơ mời thầu mua sắm: liên quan đến việc mua sắm hàng hóa, vật tư, thiết bị;
Hồ sơ mời thầu dịch vụ: liên quan đến việc cung cấp các dịch vụ như tư vấn, bảo trì, vận chuyển…;
Hồ sơ mời thầu kết hợp: Kết hợp giữa các loại hồ sơ trên, bao gồm cả xây dựng, mua sắm và dịch vụ…

Hồ sơ mời thầu gồm những giấy tờ gì?

Theo quy định tại Điều 44 Luật đấu thầu năm 2023 quy định về nội dung hồ sơ mời thầu đối với lựa chọn nhà thầu, bao gồm:

Chỉ dẫn nhà thầu, tùy chọn mua thêm (nếu có);
Bảng dữ liệu đấu thầu;
Tiêu chuẩn đánh giá về tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu; năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu; kỹ thuật; tài chính, thương mại; uy tín của nhà thầu thông qua việc tham dự thầu, thực hiện các hợp đồng tương tự trước đó và chất lượng hàng hóa tương tự đã sử dụng.
Trường hợp sử dụng nhà thầu phụ đặc biệt, hồ sơ mời thầu phải nêu rõ phạm vi công việc và yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu phụ đặc biệt;
Biểu mẫu mời thầu và dự thầu;
Phạm vi cung cấp, yêu cầu về kỹ thuật, điều khoản tham chiếu;
Điều kiện và biểu mẫu hợp đồng;
Các hồ sơ, bản vẽ và nội dung khác (nếu có).

Lưu ý: Hồ sơ mời thầu không được nêu bất cứ điều kiện nào nhằm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng. Trường hợp hồ sơ mời thầu có các nội dung vi phạm quy định trên thì các nội dung này sẽ bị coi là vô hiệu, không phải là căn cứ để đánh giá hồ sơ dự thầu.

Các bước lập hồ sơ mời thầu

Các bước lập hồ sơ mời thầu

Để lập hồ sơ mời thầu cần trải qua các bước sau:

Nhận biết rõ gói thầu thuộc loại nào (tư vấn, xây lắp, mua sắm,…) để xác định đúng các quy định và yêu cầu;
Chọn hình thức đấu thầu phù hợp (đấu thầu rộng rãi, hạn chế,…) và phương thức (một giai đoạn, hai giai đoạn,…) dựa trên quy định của pháp luật;
Sử dụng các biểu mẫu do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành để đảm bảo tính hợp pháp và đầy đủ;
Đặt ra các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu phù hợp với từng loại gói thầu;
Xác định rõ các hợp đồng tương tự mà nhà thầu phải có để đảm bảo chất lượng công việc (nếu có);
Chi tiết hóa các yêu cầu kỹ thuật cụ thể cho từng gói thầu (ví dụ: chất lượng vật liệu, quy trình thi công,…);
Đưa ra các yêu cầu để nhà thầu trình bày cách thực hiện dự án;
Xác định rõ các điều kiện thanh toán, bảo lãnh, giao hàng,… để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên.

Những lợi ích khi được tư vấn lập hồ sơ mời thầu

Việc được tư vấn lập hồ sơ mời thầu mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho các tổ chức, doanh nghiệp, giúp đảm bảo quá trình đấu thầu diễn ra công khai, minh bạch, hiệu quả và lựa chọn được nhà thầu phù hợp nhất. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể:

Giúp bạn xây dựng hồ sơ mời thầu một cách chi tiết, chính xác, tránh những sai sót nhỏ có thể dẫn đến hậu quả lớn về sau;
Hồ sơ mời thầu được soạn thảo tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về đấu thầu, giúp tránh rủi ro pháp lý và khiếu nại;
Hồ sơ rõ ràng, dễ hiểu giúp các nhà thầu nắm bắt đầy đủ thông tin, tạo điều kiện cạnh tranh công bằng;
Hồ sơ mời thầu được soạn thảo chuyên nghiệp, hấp dẫn sẽ thu hút nhiều nhà thầu uy tín tham gia, giúp bạn lựa chọn được nhà thầu có năng lực tốt nhất;
Các yêu cầu kỹ thuật, năng lực được đặt ra rõ ràng, giúp lựa chọn được nhà thầu có khả năng đáp ứng tốt nhất yêu cầu của dự án;
Hồ sơ mời thầu chuẩn xác giúp quá trình đấu thầu diễn ra nhanh chóng, rút ngắn thời gian thực hiện dự án;
Giúp bạn xác định và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình đấu thầu, đưa ra các biện pháp phòng ngừa.

Những điều cần lưu ý khi lập hồ sơ mời thầu

Lập hồ sơ mời thầu là một quá trình quan trọng và đòi hỏi sự cẩn trọng để đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả của quá trình đấu thầu. Dưới đây là những điều cần lưu ý khi thực hiện:

Nghiên cứu kỹ các quy định về hình thức đấu thầu, phương thức lựa chọn nhà thầu, các yêu cầu bắt buộc đối với hồ sơ mời thầu, quy trình đánh giá hồ sơ dự thầu,…;
Xác định rõ mục tiêu muốn đạt được thông qua gói thầu để xây dựng yêu cầu kỹ thuật một cách chính xác;
Rà soát kỹ phạm vi công việc, hàng hóa, dịch vụ cần mua sắm để tránh sai sót;
Chọn phương thức lựa chọn nhà thầu phù hợp để đánh giá một cách khách quan nhất các hồ sơ dự thầu;
Mô tả chi tiết, cụ thể các yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng, quy cách,… để nhà thầu hiểu rõ và đưa ra báo giá chính xác;
Xây dựng các tiêu chí đánh giá rõ ràng, khách quan, có trọng số phù hợp để so sánh các hồ sơ dự thầu;
Xác định rõ các điều kiện về năng lực, kinh nghiệm, tài chính mà nhà thầu phải đáp ứng;
Công khai đầy đủ thông tin về gói thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng và cổng thông tin điện tử về đấu thầu;
Đảm bảo quá trình lựa chọn nhà thầu diễn ra công khai, minh bạch, không có sự can thiệp của các yếu tố chủ quan;
Lưu trữ đầy đủ tất cả các hồ sơ liên quan đến quá trình đấu thầu để phục vụ công tác kiểm tra, giám sát sau này.

Dịch vụ luật sư tư vấn lập hồ sơ mời thầu

Luật sư tư vấn lập hồ sơ mời thầu

Các công việc của luật sư khi tư vấn lập hồ sơ mời thầu:

Nghiên cứu kỹ lưỡng các quy định của Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn thi hành để đảm bảo hồ sơ mời thầu tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành ;
Tư vấn cho khách hàng lựa chọn hình thức đấu thầu phù hợp nhất;
Giúp khách hàng soạn thảo các thành phần của hồ sơ mời thầu như thông báo mời thầu, yêu cầu về nhà thầu, yêu cầu về hồ sơ dự thầu, dự thảo hợp đồng,…;
Kiểm tra kỹ lưỡng nội dung hồ sơ để đảm bảo tính rõ ràng, chính xác và đầy đủ, tránh các lỗi sai có thể dẫn đến khiếu nại sau này;
Tư vấn về các điều khoản hợp đồng trong hồ sơ mời thầu để bảo vệ quyền lợi của cả bên mời thầu và nhà thầu ;
Hướng dẫn khách hàng về các thủ tục hành chính cần thiết để thực hiện việc mời thầu, như công bố thông tin mời thầu, tiếp nhận hồ sơ dự thầu, mở thầu,…;
Nếu xảy ra tranh chấp trong quá trình mời thầu, luật sư sẽ tư vấn cho khách hàng các giải pháp để giải quyết.

Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, am hiểu về luật đấu thầu, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn lập hồ sơ mời thầu chuyên nghiệp, toàn diện. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn từ khâu lên ý tưởng, soạn thảo, rà soát hồ sơ, đảm bảo hồ sơ mời thầu của bạn không chỉ hợp pháp mà còn khoa học, rõ ràng. Liên hệ hotline 0386.579.303 để được tư vấn và nhận báo giá dịch vụ.