English
Ngày nay các doanh nghiệp ngày càng nhiều và phát triển, cùng với đó là các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông cũng được diễn ra nhiều hơn. Như vậy, pháp luật nước ta quy định như thế nào về Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông cũng như về cuộc họp Đại hội đồng cổ đông? Hãy cùng Công ty Luật Kiến Việt tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
Khi nào cần sử dụng Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông?
Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài. Như vậy, Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông bắt buộc phải có khi có cuộc họp Đại hội đồng cổ đông diễn ra.
Nội dung cần có của mẫu Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông
Điều 150 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông sẽ bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
+ Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
+ Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
+ Chương trình và nội dung cuộc họp;
+ Họ, tên chủ tọa và thư ký;
+ Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
+ Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
+ Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
+ Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
+ Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.
Trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản này. Biên bản họp ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp.
Cách viết Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông
– Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.
– Chủ tọa và thư ký cuộc họp hoặc người khác ký tên trong biên bản họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.
– Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.
– Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.
– Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
Như vậy, trong biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông không bắt buộc phải có chữ ký của các cổ đông. Chỉ trừ trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp thì biên bản sẽ có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản 1 Điều 150 Luật Doanh nghiệp năm 2020 trong đó biên bản họp ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp.
Tải Mẫu Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông
Mẫu Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông
Tư vấn về Biên bản và cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
Theo Điều 139 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về cuộc họp Đại hội đồng cổ đông như sau:
– Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
– Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
– Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây:
+ Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
+ Báo cáo tài chính hằng năm;
+ Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
+ Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
+ Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;
+ Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
+ Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.
Triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phần được thực hiện như thế nào?
Theo Điều 140 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về việc triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông như sau:
– Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và bất thường. Hội đồng quản trị triệu tập họp bất thường Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:
+ Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;
+ Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật;
+ Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật này;
+ Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;
+ Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
– Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày xảy ra trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này hoặc nhận được yêu cầu triệu tập họp quy định tại điểm c và điểm d khoản 1 Điều này. Trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và các thành viên Hội đồng quản trị phải bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty.
– Trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại khoản 2 Điều này thì trong thời hạn 30 ngày tiếp theo, Ban kiểm soát thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật này. Trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định thì Ban kiểm soát phải bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty.
– Trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại khoản 3 Điều này thì cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật này có quyền đại diện công ty triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật này.
– Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải thực hiện các công việc sau đây:
+ Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp;
+ Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông;
+ Lập chương trình và nội dung cuộc họp;
+ Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp;
+ Dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
+ Xác định thời gian và địa điểm họp;
+ Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định của Luật này;
+ Công việc khác phục vụ cuộc họp.
Dịch vụ luật sư tư vấn pháp luật doanh nghiệp và thương mại
Từ những nội dung tư vấn trên, các bạn có thể hình dung được mẫu Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông và cách viết. Pháp luật doanh nghiệp Việt Nam khá phức tạp, nếu bạn còn thắc mắc vui lòng liên hệ với công ty luật Kiến Việt để được cung cấp.
>> Có thể bạn quan tâm: Mẫu thông báo giải thể doanh nghiệp, Mẫu đơn đề nghị thành lập hộ kinh doanh
Thông tin liên hệ Công ty Luật Kiến Việt:
Liên hệ qua Website: https://luatkienviet.com/
Liên hệ qua điện thoại: 0386 579 303
Liên hệ qua Email: contact@luatkienviet.com
Liên hệ qua Facebook: https://www.facebook.com/luatkienviet
Liên hệ trực tiếp tại địa chỉ công ty.
