Trình tự, thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại

Việc tuân thủ quy định về trình tự thông báo hoạt động khuyến mại là bước pháp lý bắt buộc để đảm bảo an toàn cho mọi chiến dịch kích cầu, giúp doanh nghiệp tránh khỏi các rủi ro xử phạt hành chính. Hiện nay, thủ tục này đã được đơn giản hóa tối đa nhờ hệ thống Cổng Dịch vụ công Quốc gia và các văn bản hướng dẫn mới nhất. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp lộ trình thực hiện chuẩn xác, giúp bạn hoàn thành nghĩa vụ thông báo một cách nhanh chóng và đúng luật. 

Quy trình thông báo thủ tục khuyến mại 

Doanh nghiệp của bạn có bắt buộc thông báo khuyến mại không?

Các trường hợp được miễn thủ tục thông báo khuyến mại

Theo quy định tại khoản 2 Điều 17 Nghị định 128/2024/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 81/2018/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về xúc tiến thương mại), những hình thức khuyến mại sau đây không phải thực hiện thủ tục thông báo: 

• Hình thức khuyến mại đơn giản: Đưa hàng mẫu, tặng quà không thu tiền, giảm giá (sale off), bán hàng kèm phiếu mua hàng (voucher)
• Chương trình tổ chức thi (thi ảnh, thi viết…) hoặc thẻ khách hàng thường xuyên có tổng giá trị giải thưởng/quà tặng dưới 100 triệu đồng
• Chỉ thực hiện chương trình khuyến mại theo hình thức khuyến mại cho hàng hóa, dịch vụ được bán, cung ứng thông qua sàn giao dịch thương mại điện tử hoặc Website khuyến mại trực tuyến

Khi nào bắt buộc phải thông báo?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định 128/2024/NĐ-CP. Phải nộp hồ sơ thông báo đến Sở Công Thương nếu chương trình khuyến mại không thuộc các mục miễn trừ trên, cụ thể là các trường hợp sau:

• Tổ chức thi và trao thưởng: Ví dụ: Tổ chức thi viết, thi ảnh, thi doanh số cho đại lý… mà tổng giá trị giải thưởng từ 100 triệu đồng trở lên.
• Chương trình khách hàng thường xuyên: Tích điểm đổi quà, thẻ thành viên… có tổng giá trị quà tặng từ 100 triệu đồng trở lên.

Hồ sơ thực hiện thủ tục thông báo hoạt động khuyến mại

Thành phần hồ sơ và thời hạn nộp 

• Theo quy định mới tại khoản 4 Điều 17 Nghị định 128/2024/NĐ-CP, hồ sơ thông báo hiện nay đã được tối giản hóa, bao gồm: Thông báo thực hiện khuyến mại theo Mẫu số 01 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định).
• Theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định 128/2024/NĐ-CP, phải gửi hồ sơ thông báo đến Sở Công Thương tối thiểu trước 03 ngày làm việc trước khi thực hiện khuyến mại (căn cứ theo ngày nhận ghi trên vận đơn hoặc các hình thức có giá trị tương đương trong trường hợp gửi qua dịch vụ bưu chính, căn cứ theo ngày ghi trên giấy tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp nộp trực tiếp hoặc căn cứ theo ngày ghi nhận trên hệ thống trong trường hợp nộp qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến)

Nơi nộp hồ sơ và hình thức nộp 

Doanh nghiệp lựa chọn nơi nộp hồ sơ thông báo khuyến mại theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 128/2024/NĐ-CP tùy thuộc vào địa bàn thực hiện khuyến mại: 

• Sở Công Thương đối với chương trình khuyến mại mang tính may rủi thực hiện trên địa bàn một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
• Bộ Công Thương đối với chương trình khuyến mại mang tính may rủi thực hiện trên địa bàn từ 2 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trở lên và chương trình khuyến mại theo các hình thức khác.

Được lựa chọn 1 trong 3 cách thức sau: 

• Nộp 01 hồ sơ thông báo qua dịch vụ bưu chính đến các Sở Công Thương/ Bộ Công Thương nơi tổ chức khuyến mại.
• Nộp 01 hồ sơ thông báo trực tiếp tại trụ sở các Sở Công Thương/Bộ Công Thương nơi tổ chức khuyến mại. 
• Nộp 01 hồ sơ thông báo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh. 

Thời hạn xử lý hồ sơ 

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở Công thương/Bộ Công thương xem xét, trả lời xác nhận hoặc không xác nhận việc đăng ký thực hiện chương trình khuyến mại của thương nhân; trong trường hợp không xác nhận, phải nêu rõ lý do theo quy định của pháp luật.

Các vấn đề có thể phát sinh sau khi thực hiện thông báo khuyến mại

Sửa đổi thông báo khuyến mại

• Nếu chương trình đang chạy hoặc chưa chạy mà bạn muốn thay đổi quà tặng, kéo dài thời gian…  bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo sửa đổi, bổ sung trước khi áp dụng thay đổi. Theo quy định tại khoản 2 Điều 18 Nghị định 128/2024, hồ sơ thực hiện thay đổi gồm: 01 văn bản thông báo sửa đổi theo Mẫu số 06.
• Lưu ý: Việc sửa đổi không được làm ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hàng đã tham gia trước đó

Báo cáo hoạt động khuyến mại 

• Đối với các hình thức khuyến mại thực hiện thủ tục “Thông báo” (như tổ chức thi Điều 12, khách hàng thường xuyên Điều 14, giảm giá, tặng quà…), thương nhân khôn phải báo cáo kết quả thực hiện khuyến mại. 
• Tuy nhiên, bạn có trách nhiệm thông báo công khai kết quả (người thắng cuộc, giải thưởng đã trao) trong thời hạn không được vượt quá 45 ngày kể từ ngày kết thúc thời gian thực hiện khuyến mại, trừ các trường hợp bất khả kháng theo quy định của pháp luật. 

Việc nắm vững và tuân thủ đúng quy trình thông báo khuyến mại không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, tránh rủi ro pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Với những cập nhật mới từ Nghị định 128/2024/NĐ-CP, thủ tục hành chính đã trở nên thuận lợi hơn, tạo đà cho các chiến lược kích cầu hiệu quả. Hy vọng hướng dẫn chi tiết trên sẽ là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thành công các chương trình khuyến mại của mình.

Dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thủ tục khuyến mại  

Dịch vụ tư vấn thông báo khuyến mại

Với đội ngũ Luật sư giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực Thương mại và Xúc tiến thương mại, Luật Kiến Việt cung cấp giải pháp pháp lý toàn diện giúp doanh nghiệp an tâm triển khai các chiến dịch marketing:

• Phân tích kịch bản chương trình, giúp doanh nghiệp phân biệt rõ trường hợp nào cần “Thông báo” và trường hợp nào cần “Đăng ký” để áp dụng đúng quy trình.
• Trực tiếp soạn thảo Thông báo thực hiện khuyến mại (Mẫu số 01), xây dựng Thể lệ chương trình chi tiết và các văn bản liên quan đảm bảo tuân thủ Nghị định 81/2018/NĐ-CP và Nghị định 128/2024/NĐ-CP.
• Kiểm tra nội dung quảng cáo, hình ảnh và cơ cấu giải thưởng để đảm bảo không vi phạm các quy định cấm, thuần phong mỹ tục hoặc các quy định về hạn mức giá trị giải thưởng.
• Thay mặt doanh nghiệp nộp hồ sơ, làm việc, giải trình với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và theo dõi kết quả cho đến khi chương trình được chấp thuận hợp lệ.
• Hỗ trợ thủ tục thông báo sửa đổi, bổ sung khi doanh nghiệp muốn thay đổi nội dung chương trình và tư vấn nghĩa vụ trích nộp ngân sách nhà nước đối với các giải thưởng không có người trúng thưởng (nếu có).

Mặc dù thủ tục thông báo hiện nay đã được đơn giản hóa nhưng việc xác định chính xác hình thức khuyến mại, xây dựng thể lệ chương trình chặt chẽ để tránh tranh chấp với khách hàng hoặc bị cơ quan chức năng yêu cầu giải trình vẫn là thách thức với nhiều doanh nghiệp.Liên hệ ngay với chúng tôi qua số hotline 0386579303 ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng nhất.