Những điều cần biết về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người được doanh nghiệp chỉ định để thay mặt thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn nhân danh doanh nghiệp. Do doanh nghiệp là một tổ chức về mặt pháp lý, do đó hoạt động cần thông qua (những) cá nhân cụ thể. Có thể nói Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Do đó sau đây Công ty luật Kiến Việt sẽ nêu những điều cần biết về Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp để cùng hiểu hơn về chức danh này:

Thế nào là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

(Khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020)

Số lượng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp tư nhân, người đại diện theo pháp luật chính là chủ sở hữu của doanh nghiệp đó. Còn người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh là tất cả các thành viên hợp danh của công ty đó.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, với điều kiện là điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Đồng thời số lượng và thông tin của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cũng được thể hiện trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để các cá nhân, tổ chức khác biết được những người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

(Khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020)

Điều kiện cư trú của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Tại Khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định doanh nghiệp luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam, đảm bảo cho các hoạt động của doanh nghiệp không bị cản trở khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không có mặt tại Việt Nam.

Khi doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật và người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Nếu hết thời hạn ủy quyền mà người đại diện theo pháp luật chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì thực hiện như sau:

– Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân cho đến khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trở lại làm việc tại doanh nghiệp;

– Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh cho đến khi người đại diện theo pháp luật của công ty trở lại làm việc tại công ty hoặc cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

(Khoản 4 Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020)

Đối với doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty. Trừ trường hợp thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chết hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.

(Khoản 5, Khoản 6 Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020)

Chức danh của người đại diện theo pháp luật tại doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp tư nhân, chức danh của người đại diện theo pháp luật là Chủ doanh nghiệp tư nhân (Khoản 3 Điều 190 Luật Doanh nghiệp năm 2020)

Công ty TNHH một thành viên:

+ Đối với Công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu: Chức danh người đại diện theo pháp luật có thể là Chủ tịch Hội đồng thành viên/ Chủ tịch công ty/ Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

+ Đối với Công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ: Người đại diện theo pháp luật của công ty có thể là chức danh Chủ tịch công ty / Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên: chức danh của người đại diện theo pháp luật có thể là Chủ tịch Hội đồng thành viên/Tổng giám đốc/Giám đốc công ty. (Khoản 3 Điều 54 Luật Doanh nghiệp năm 2020).

Đối với công ty cổ phần: chức danh của người đại diện theo pháp luật là Chủ tịch Hội đồng quản trị/Tổng giám đốc/Giám đốc công ty. (Khoản 2 Điều 137 Luật Doanh nghiệp năm 2020)

Đối với công ty hợp danh: Các thành viên hợp danh là người đại diện theo pháp luật của công ty và tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty (Khoản 1 Điều 184 Luật Doanh nghiệp năm 2020)

Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nhân danh doanh nghiệp thực hiện các công việc quan trọng của doanh nghiệp, vì vậy, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ngoài thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình theo điều lệ công ty và quy định pháp luật, phải có trách nhiệm sau:

• Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
• Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và lạm dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
• Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của Luật này.
• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm các trách nhiệm trên.

(Điều 13 Luật Doanh nghiệp năm 2020)

Tùy theo loại hình doanh nghiệp và chức danh của Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mà quyền, nghĩa vụ theo pháp luật sẽ khác nhau và tuân theo quy định tương ứng trong Luật Doanh nghiệp 2020.

Ngoài ra, có một điều cần lưu ý là nhiều người có quan niệm nhầm lẫn rằng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có quyền đương nhiên của doanh nghiệp để quyết định và thay mặt doanh nghiệp trong các vấn đề hay ký kết hợp đồng. Theo quy định pháp luật, người đại diện theo pháp luật chỉ là người đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Nhiều quyền hạn, nghĩa vụ của doanh nghiệp phải do những người chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH 1TV do cá nhân làm chủ, Hội đồng thành viên thành viên (đối với công ty TNHH 2TV), Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) quyết định, nhất là trong những giao dịch, vấn đề liên quan tới đầu tư, tài sản của công ty.

Người đại diện theo pháp luật có thể là người được thuê hay không?

Có một câu hỏi được nhiều người thắc mắc hiện nay là Người đại diện theo pháp luật có nhất thiết là chủ doanh nghiệp hoặc thành viên, cổ đông của doanh nghiệp hay không hay doanh nghiệp có thể thuê Người đại diện theo pháp luật?  Hiện nay căn cứ vào quy định về từng loại hình doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020 mà tư cách Người đại diện theo pháp luật như sau:

• Doanh nghiệp tư nhân:

Theo quy định của Điều 190 Luật Doanh nghiệp thì Chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện theo pháp luật. Do đó Người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp tư nhân không thể là người được thuê.

• Công ty TNHH một thành viên:

Đối với Công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu: Công ty phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật là người giữ một trong các chức danh là Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty là người đại diện theo pháp luật của công ty. Như vậy, công ty có thể thuê Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và bổ nhiệm người này làm Người đại diện theo pháp luật của công ty.

Đối với Công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ: Theo quy định tại Điều 85 Luật Doanh nghiệp 2020 thì Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu có Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Chủ sở hữu công ty là Chủ tịch công ty và có thể kiêm hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Như vậy, công ty có thể thuê Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và bổ nhiệm người này làm Người đại diện theo pháp luật của công ty

• Đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên:

Theo quy định tại Điều 54 Luật Doanh nghiệp 2020 thì Công ty TNHH 2 thành viên phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật là người giữ một trong các chức danh là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật của công ty. Như vậy công ty có thể thuê Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và bổ nhiệm người này làm Người đại diện theo pháp luật của công ty.

• Công ty Cổ phần:

Theo quy định tại Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020 thì “Trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp Điều lệ chưa có quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.”. Như vậy công ty cổ phần có thể thuê Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, chủ tịch Hội đồng quản trị và bổ nhiệm những người này làm Người đại diện theo pháp luật của công ty.

• Đối với công ty hợp danh:

Theo Khoản 1 Điều 184 Luật Doanh nghiệp thì các thành viên hợp danh là người đại diện theo pháp luật của công ty và tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty. Do đó công ty không thể thuê người đại diện theo pháp luật, mà chính các thành viên hợp danh của công ty làm người đại diện theo pháp luật.