Nội dung

Chưa chốt sổ BHXH sau khi nghỉ việc là vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của cả người lao động và doanh nghiệp. Đối với người lao động, việc chậm chốt sổ có thể làm ảnh hưởng đến thời hạn nộp hồ sơ hưởng các chế độ BHXH. Đối với doanh nghiệp, việc chậm báo giảm lao động hoặc không hoàn thành thủ tục xác nhận quá trình tham gia BHXH có thể dẫn đến phát sinh tiền đóng BHYT, lãi chậm đóng, thậm chí bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định. Bài viết dưới đây sẽ giúp làm rõ vấn đề liên quan chốt sổ BHXH theo quy định pháp luật.

Luật sư tư vấn chốt sổ BHXH sau khi nghỉ việc

Quy định về chốt sổ BHXH sau khi nghỉ việc

Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động theo quy định điểm a Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019.

Bên cạnh đó, khoản 3 Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 cũng quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trong việc xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật..

Từ các quy định nêu trên có thể thấy, việc chốt sổ BHXH là trách nhiệm của người sử dụng lao động và được thực hiện với sự phối hợp của cơ quan BHXH. Do đó, sau khi nghỉ việc, người lao động không thể tự mình thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH tại cơ quan BHXH mà doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thủ tục này.

Ngoài ra, khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, các bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; đối với một số trường hợp đặc biệt thì thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể người lao động nghỉ việc bao lâu thì phải hoàn thành việc chốt sổ BHXH. Tuy nhiên, trên thực tế, quá trình chốt sổ và xác nhận thời gian tham gia BHXH thường được hoàn tất trong khoảng từ 15 đến 30 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, tùy thuộc vào tình trạng đóng BHXH của doanh nghiệp và thời gian xử lý của cơ quan BHXH.

Người lao động có thể nhận biết sổ BHXH đã được chốt hay chưa thông qua các dấu hiệu sau:

Trên tờ rời BHXH đã thể hiện đầy đủ các tháng tham gia BHXH và tổng thời gian tham gia BHXH.
Trên ứng dụng VssID không còn hiển thị các tháng chậm đóng hoặc chưa được xác nhận quá trình tham gia BHXH.

Nguyên nhân chưa chốt sổ BHXH sau khi nghỉ việc

Trên thực tế, việc người lao động chưa được chốt sổ BHXH sau khi nghỉ việc thường xuất phát từ một trong các nguyên nhân sau:

Do doanh nghiệp còn nợ tiền BHXH tại thời điểm báo giảm lao động. Nếu doanh nghiệp chưa đóng đủ tiền BHXH thì cơ quan BHXH vẫn thực hiện giảm lao động theo hồ sơ doanh nghiệp nộp, nhưng chỉ xác nhận quá trình tham gia BHXH đến thời điểm doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ đóng. Đối với các tháng còn nợ tiền BHXH, cơ quan BHXH chưa xác nhận và chưa trả tờ rời tương ứng cho người lao động.

Do doanh nghiệp chưa báo giảm lao động. Trường hợp người lao động chưa nhận được bất kỳ tờ rời BHXH nào thì có thể doanh nghiệp chưa báo giảm lao động. Ngoài ra, cũng có trường hợp doanh nghiệp đã báo giảm nhưng tờ rời BHXH bị thất lạc trong quá trình chuyển phát hoặc quản lý hồ sơ, chẳng hạn như cơ quan BHXH gửi qua bưu điện bị thất lạc, nhân viên phụ trách nhân sự làm mất hoặc doanh nghiệp trả lại hồ sơ chưa đầy đủ cho người lao động.

Do doanh nghiệp chưa tham gia BHXH cho người lao động. Trường hợp doanh nghiệp thuộc diện phải tham gia BHXH bắt buộc nhưng chưa đăng ký tham gia BHXH cho người lao động thì cơ quan BHXH không có dữ liệu đóng BHXH để xác nhận quá trình tham gia. Khi đó, người lao động sẽ không thể thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH cho khoảng thời gian chưa được doanh nghiệp tham gia BHXH.

Cách xử lý khi chưa chốt sổ BHXH

Khi nghỉ việc nhưng chưa được chốt sổ BHXH, người lao động nên kiểm tra tình trạng tham gia BHXH của mình để xác định doanh nghiệp đã thực hiện thủ tục báo giảm lao động hay chưa, báo giảm có đúng thời điểm hay không và quá trình tham gia BHXH đã được xác nhận đến tháng nào.

Trước hết, người lao động cần kiểm tra tờ rời BHXH mà doanh nghiệp đã gửi lại (nếu có), đồng thời đối chiếu với thông tin trên ứng dụng VssID. Trường hợp chưa nhận được bất kỳ tờ rời BHXH nào thì nên liên hệ bộ phận liên quan trong doanh nghiệp để yêu cầu kiểm tra việc báo giảm lao động và cung cấp tờ rời BHXH theo quy định.

Người lao động có thể tra cứu trên ứng dụng VssID theo các bước sau:

Đăng nhập ứng dụng VssID để kiểm tra toàn bộ quá trình tham gia BHXH.
Đối chiếu thời gian báo giảm, kiểm tra tháng báo giảm trên VssID có trùng khớp với thời điểm nghỉ việc thực tế hay không, còn tháng nào chậm đóng không.
Kiểm tra tờ rời BHXH, đối chiếu thông tin ghi nhận trên tờ rời BHXH do doanh nghiệp cung cấp với dữ liệu hiển thị trên VssID.

Thông qua việc đối chiếu các thông tin trên, người lao động có thể xác định được doanh nghiệp đã báo giảm lao động hay chưa, quá trình tham gia BHXH đã được xác nhận đến thời điểm nào và có phát sinh sai sót cần điều chỉnh hay không.

Làm việc với doanh nghiệp để yêu cầu chốt sổ

Sau khi xác định sổ BHXH chưa được chốt hoặc chưa được chốt đầy đủ, người lao động cần chủ động làm việc với doanh nghiệp để yêu cầu thực hiện các thủ tục cần thiết nhằm hoàn tất việc chốt sổ BHXH.

Trường hợp doanh nghiệp chưa báo giảm lao động, người lao động cần yêu cầu doanh nghiệp thực hiện thủ tục báo giảm lao động ngay. Kiểm tra lại trên VssID để xác nhận doanh nghiệp đã báo giảm đúng thời điểm nghỉ việc.
Trường hợp chưa nhận được tờ rời BHXH, người lao động cần yêu cầu doanh nghiệp cung cấp tờ rời BHXH đã được cơ quan BHXH xác nhận. Đối chiếu tờ rời với dữ liệu trên VssID để xác định thời gian đã được chốt.
Trường hợp doanh nghiệp còn nợ tiền BHXH, người lao động cần yêu cầu doanh nghiệp thanh toán đầy đủ số tiền BHXH còn nợ. Đề nghị doanh nghiệp chốt sổ đến thời điểm đã đóng đủ tiền BHXH. Sau khi đóng đủ số tiền còn thiếu, yêu cầu doanh nghiệp thực hiện hồ sơ để chốt sổ bổ sung. Cơ quan BHXH sẽ cấp tờ rời bổ sung cho thời gian trước đó chưa được xác nhận.

Gửi đơn khiếu nại đến cơ quan có thẩm quyền

Theo quy định của pháp luật, khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn tất thủ tục chốt sổ và trả sổ BHXH cho người lao động.

Căn cứ Điều 5 và khoản 2 Điều 15 Nghị định 24/2018/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp không thực hiện việc chốt sổ hoặc không trả sổ BHXH cho người lao động, người lao động có thể thực hiện khiếu nại theo trình tự sau:

Bước 1. Khiếu nại đến doanh nghiệp

Gửi đơn khiếu nại trực tiếp đến doanh nghiệp.
Yêu cầu doanh nghiệp thực hiện thủ tục chốt sổ và trả sổ BHXH theo quy định.

Bước 2. Khiếu nại đến Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày gửi đơn khiếu nại lần đầu, nếu doanh nghiệp không giải quyết hoặc giải quyết không thỏa đáng thì người lao động có quyền thực hiện khiếu nại lần hai.
Đơn khiếu nại lần hai được gửi đến Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có thẩm quyền.

Lưu ý:

Khi gửi đơn khiếu nại lần hai, người lao động cần kèm theo tài liệu, chứng cứ chứng minh đã khiếu nại đến doanh nghiệp nhưng không được giải quyết hoặc việc giải quyết không thỏa đáng.

Bước 3. Chờ cơ quan có thẩm quyền giải quyết

Trong thời hạn không quá 45 ngày kể từ ngày có thông báo thụ lý, Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm giải quyết khiếu nại của người lao động theo quy định.

Khởi kiện bảo vệ quyền lợi lao động

Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện trách nhiệm chốt sổ BHXH, không trả sổ BHXH hoặc không khắc phục vi phạm mặc dù người lao động đã yêu cầu, người lao động có quyền khởi kiện tại Tòa án để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
Căn cứ Điều 130 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, khi có căn cứ cho rằng quyền và lợi ích hợp pháp của mình trong lĩnh vực BHXH bị xâm phạm, người lao động có quyền lựa chọn khởi kiện tại Tòa án theo quy định của pháp luật.
Thông qua việc khởi kiện, người lao động có thể yêu cầu Tòa án buộc doanh nghiệp thực hiện trách nhiệm chốt sổ BHXH, xác nhận đầy đủ quá trình tham gia BHXH và bảo đảm các quyền lợi liên quan theo quy định của pháp luật.

Mức xử phạt doanh nghiệp không chốt sổ BHXH

Trường hợp người sử dụng lao động không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH (chốt sổ BHXH) và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật sẽ bị xử phạt hành chính với mức tiền như sau:

Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng: đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối: với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối: với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với: vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Lưu ý: Căn cứ khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt quy định trên đây là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Ngoài ra, người sử dụng lao động còn bị buộc phải hoàn thành thủ tục chốt sổ BHXH và trả trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động cho người lao động để khắc phục hậu quả.

Dịch vụ luật sư tư vấn pháp luật lao động và BHXH

Luật sư tư vấn pháp luật lao động và BHXH

Pháp luật lao động và bảo hiểm xã hội thường xuyên được sửa đổi, bổ sung, kéo theo nhiều quy định mới mà người lao động và doanh nghiệp cần nắm rõ để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít trường hợp phát sinh tranh chấp liên quan đến tiền lương, hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, chế độ thai sản, tai nạn lao động hoặc thủ tục chốt sổ BHXH nhưng chưa biết cách xử lý đúng quy định.

Với đội ngũ luật sư và chuyên viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động và bảo hiểm xã hội, Luật Kiến Việt cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật Lao động và BHXH cho cả người lao động và người sử dụng lao động, bao gồm:

Tư vấn các quy định về lao động, tiền lương, hợp đồng lao động, kỷ luật lao động và chấm dứt quan hệ lao động.
Tư vấn tham gia, quản lý và giải quyết các chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
Tư vấn thủ tục chốt sổ BHXH, gộp sổ, điều chỉnh thông tin, hưởng trợ cấp thất nghiệp và các chế độ BHXH khác.
Tư vấn xử lý các trường hợp chậm đóng, nợ đóng BHXH, tranh chấp lao động và tranh chấp về BHXH.
Hỗ trợ soạn thảo hồ sơ, đơn từ, khiếu nại, khởi kiện và đại diện làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi cần thiết.

Việc tham khảo ý kiến luật sư ngay từ khi phát hiện vướng mắc liên quan đến chốt sổ BHXH sẽ giúp cả người lao động và doanh nghiệp xác định đúng quy định pháp luật, xử lý hồ sơ kịp thời và hạn chế các tranh chấp phát sinh. Nếu cần tư vấn cụ thể về thủ tục chốt sổ BHXH, chốt sổ bổ sung, giải quyết trường hợp doanh nghiệp nợ BHXH, chưa báo giảm lao động, chậm trả sổ BHXH hoặc các vấn đề liên quan đến chế độ BHXH, BHYT, BHTN, quý khách vui lòng liên hệ ngay Công ty Luật TNHH Kiến Việt qua email luatkienviet@gmail.com hoặc hotline 0386579303 để được luật sư hỗ trợ kịp thời.