English
Quy trình lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản là một phần quan trọng trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Việc lấy ý kiến cổ đông thường được thực hiện thông qua các cuộc họp cổ đông, tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc lấy ý kiến bằng văn bản cũng được áp dụng để đáp ứng nhu cầu và tiện ích cho các bên liên quan. Bài viết sau đây sẽ cung cấp một số thông tin hữu ích hướng dẫn thực hiện quy trình này một cách hiệu quả.
Quy trình lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
Trường hợp nào được lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản?
Căn cứ theo quy định tại Điều 147 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về hình thức thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, nếu Điều lệ công ty không có quy định thì có thể thấy công ty có quyền lấy ý kiến của các cổ đông trong công ty bằng văn bản để thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông công ty bất cứ lúc nào nếu xét thấy sự cần thiết, trừ những trường hợp sau:
- Sửa đổi, bổ sung nội dung của Điều lệ công ty;
- Định hướng phát triển công ty;
- Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát;
- Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác;
- Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
- Tổ chức lại, giải thể công ty.
Tùy trường hợp cụ thể mà việc thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông về một vấn đề nào đó có thể được thực hiện bằng cách lấy ý bằng văn bản của cổ đông mà không phải yêu cầu cổ đông trực tiếp biểu quyết tại cuộc họp, hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản này sẽ có giá trị như nghị quyết được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.
Thẩm quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
Theo quy định tại Điều 149 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì Hội đồng quản trị có quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông khi xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 147 của Luật Doanh nghiệp 2020
Quy trình lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
Hồ sơ cần chuẩn bị
Hồ sơ lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
Căn cứ theo Điều 149 Luật Doanh nghiệp 2020, hồ sơ cần chuẩn bị lấy ý kiến cổ đông bao gồm:
- Thông báo lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản;
- Mẫu phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản;
- Dự thảo Nghị quyết ĐHĐCĐ thông qua lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản;
- Mẫu giấy ủy quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản;
- Biên bản kiểm phiếu, Nghị quyết kiểm phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản.
Tham khảo: Mẫu phiếu lấy ý kiến cổ đông TẠI ĐÂY
Thủ tục thực hiện
Căn cứ theo Điều 149 Luật Doanh nghiệp 2020, thể thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông diễn ra như sau:
- Bước 1. Hội đồng quản trị xác định nội dung cần lấy ý kiến và thống nhất, ra quyết định về việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì Hội đồng quản trị có quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông khi xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty và thỏa các điều kiện được quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản theo Điều lệ, quy chế công ty và Luật Doanh nghiệp.
- Bước 2. Xác định danh sách cổ đông lấy ý kiến
Theo quy định tại Điều lệ, quy chế công ty và pháp luật hiện hành, Hội đồng quản trị lập danh sách cổ đông có quyền biểu quyết để xác định danh sách cổ đông sẽ gửi phiếu lấy ý kiến
Việc lập danh sách cổ đông gửi phiếu lấy ý kiến thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 141 của Luật Doanh nghiệp 2020
- Bước 3: Chuẩn bị tài liệu và gửi lấy ý kiến
Hội đồng quản trị chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, các tài liệu giải trình dự thảo nghị quyết và gửi đến tất cả cổ đông có quyền biểu quyết chậm nhất là 10 ngày trước thời hạn phải gửi lại phiếu lấy ý kiến, nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn khác dài hơn.
Yêu cầu và cách thức gửi phiếu lấy ý kiến và tài liệu kèm theo thực hiện theo quy định tại Điều 143 của Luật Doanh nghiệp 2020.
- Bước 4: Cổ đông gửi lại phiếu lấy ý kiến đã trả lời
Cổ đông có thể gửi phiếu lấy ý kiến đã trả lời đến công ty bằng hình thức gửi thư, fax hoặc thư điện tử theo quy định.
- Bước 5: Hội đồng quản trị tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu
Hội đồng quản trị tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới sự chứng kiến của Ban kiểm soát hoặc của cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý công ty.
Các thành viên Hội đồng quản trị, người kiểm phiếu và người giám sát kiểm phiếu phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của biên bản kiểm phiếu; liên đới chịu trách nhiệm về các thiệt hại phát sinh từ các quyết định được thông qua do kiểm phiếu không trung thực, không chính xác.
- Bước 6. Thông qua Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông và Gửi Biên bản kiểm phiếu đến các cổ đông của công ty
Gửi Biên bản kiểm phiếu đến các cổ đông của công ty trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.
Trường hợp lấy ý kiến bằng văn bản thì nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông được thông qua nếu được số cổ đông đại diện ít nhất 50% tổng số phiếu biểu quyết tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
Nghị quyết được thông qua theo hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản có giá trị như nghị quyết được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.
Một số lưu ý khi thực hiện lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
Khi thực hiện lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản, cần lưu ý một số nội dung được quy định tại Điều 149 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:
- Chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, các tài liệu giải trình dự thảo nghị quyết và gửi đến tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết chậm nhất 10 ngày trước thời hạn phải gửi lại phiếu lấy ý kiến, nếu Điều lệ công ty không có quy định khác.
- Phiếu lấy ý kiến và các tài liệu liên quan được gửi đến các cổ đông bằng phương thức gửi bảo đảm.
- Danh sách cổ đông gửi phiếu lấy ý kiến được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty.
Luật sư tư vấn quy trình lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
Luật sư tư vấn lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm về lĩnh vực doanh nghiệp, Luật Kiến Việt cung cấp các dịch vụ giúp đảm bảo mọi quy trình diễn ra một cách thuận lợi và minh bạch nhất:
- Tư vấn về quy trình lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật.
- Hướng dẫn chuẩn bị tài liệu và thông báo cho các cổ đông về mục đích, nội dung và thời hạn gửi ý kiến, đảm bảo tuân thủ quy trình và thời hạn theo quy định.
- Soạn thảo các văn bản pháp lý liên quan đến việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản.
- Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phân tích, giải quyết và đưa ra phản hồi hợp lý để giải quyết nếu có tranh chấp phát sinh trong quá trình lấy ý kiến cổ đông.
Trên đây là một số nội dung hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ cũng như thực hiện quy trình lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản. Ngoài ra, nếu có các thắc mắc liên quan đến các vấn đề về quản trị doanh nghiệp, vui lòng liên hệ với luật sư doanh nghiệp công ty Luật Kiến Việt qua số điện thoại 0386579303 để được hỗ trợ.
