Nội dung

Dịch vụ soạn thảo, thông báo và đăng ký nội quy lao động đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và tuân thủ pháp luật tại Việt Nam. Bài viết này sẽ đi sâu vào các khía cạnh pháp lý liên quan đến việc soạn thảo, thông báo và đăng ký nội quy lao động, bao gồm các quy định pháp luật hiện hành, quy trình thực hiện, cũng như những lưu ý quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả của nội quy lao động.

Dịch vụ soạn thảo, thông báo và đăng ký nội quy lao động

Quy định pháp luật về Nội quy lao động

Nội quy lao động không chỉ là công cụ quản lý nội bộ hiệu quả mà còn là văn bản pháp lý quan trọng, quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của cả người lao động và người sử dụng lao động.

Nội quy lao động được quy định tại Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019, Điều 69 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP như sau:

Doanh nghiệp phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản. Trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.
Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật và bao gồm những nội dung chủ yếu sau: (i) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; (ii) Trật tự tại nơi làm việc; (iii) An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; (iv) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc; (v) Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; (vi) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động; (vii) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động; quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm và (viii) Trách nhiệm vật chất.
Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
Nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

Nội quy lao động không chỉ là công cụ quản lý của doanh nghiệp mà còn là “tấm khiên” bảo vệ quyền lợi của người lao động. Bằng cách quy định rõ ràng nghĩa vụ, quyền lợi và các hành vi bị cấm, nội quy giúp người lao động nắm chắc “luật chơi”, từ đó hạn chế rủi ro bị xử lý kỷ luật oan sai. Đồng thời, việc doanh nghiệp phải tuân thủ chính những quy định do mình đặt ra cũng góp phần ngăn chặn tình trạng lạm quyền, tạo dựng môi trường làm việc công bằng và minh bạch.

Trường hợp phải đăng ký nội quy lao động

Theo Khoản 1 Điều 119 Bộ luật lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
Như vậy, nếu đơn vị sử dụng lao động sử dụng từ 10 người trở lên phải đăng ký nội quy lao động. Đối với đơn vị sử dụng lao động dưới 10 người thì không bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản nên việc đăng ký nội quy lao động của các doanh nghiệp này là không bắt buộc.
Việc đăng ký nội quy lao động là một bước quan trọng để đảm bảo sự cân bằng giữa quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động, đồng thời góp phần xây dựng một môi trường lao động lành mạnh và bền vững.
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động không đăng ký nội quy lao động theo quy định pháp luật có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 5 triệu đến 10 triệu đồng. Mức xử phạt này cũng được áp dụng đối với trường hợp người lao động không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên hoặc sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực.

Hồ sơ và thủ tục đăng ký nội quy lao động

Hồ sơ

Theo quy định tại Điều 120 Bộ luật lao động 2019, thành phần hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
Nội quy lao động;
Văn bản góp ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Thủ tục

Trình tự thủ tục tiến hành đăng ký nội quy lao động được hướng dẫn cụ thể tại Mục I.8 Phụ lục II của Quyết định 338/QĐ-LĐTBXH, bao gồm những bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật và nộp cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
Cách thức thực hiện: Thực hiện theo một trong các hình thức sau: (i) Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền); (ii) Nộp hồ sơ trực tiếp đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) hoặc (iii) Nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền).

Bước 2: Giải quyết hồ sơ.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.

Trong trường hợp không có yêu cầu sửa đổi bổ sung, Sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được hồ sơ, hồ sơ sẽ mặc định được coi là hợp lệ và nội quy lao động sẽ bắt đầu có hiệu lực.

Hướng dẫn soạn thảo nội quy lao động

Người sử dụng lao động có thể căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị để soạn thảo nội quy lao động theo các quy định của pháp luật lao động.
Người sử dụng lao động có thể lấy kiến soạn thảo của Ban chấp hành công đoàn hoặc đại diện của người lao động. Nội quy lao động cần phải có những nội dung như đã được đề cập trong phần đầu của bài viết này.
Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

Theo Khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định về hình thức của nội quy lao động: “Mọi người sử dụng lao động đều phải ban hành nội quy lao động, trường hợp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.” Như vậy, hình thức của nội quy lao động được quy định như sau:

Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên: nội quy lao động phải được lập thành văn bản và phải được đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động: Không bắt buộc phải lập nội quy lao động bằng văn bản. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức phù hợp.

Dịch vụ tư vấn soạn thảo, thông báo và đăng ký nội quy lao động

Tư vấn soạn thảo, thông báo và đăng ký nội quy lao động

Luật sư có thể tư vấn cụ thể về các nội dung sau trong dịch vụ tư vấn soạn thảo, thông báo và đăng ký nội quy lao động:

Tư vấn các quy định bắt buộc phải có trong nội quy lao động theo quy định của pháp luật.
Tư vấn các quy định phù hợp với đặc thù hoạt động và văn hóa doanh nghiệp.
Tư vấn về các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.
Tư vấn về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn lao động, vệ sinh lao động.
Tư vấn về các quy định bảo vệ quyền lợi của người lao động, đặc biệt là lao động nữ, lao động chưa thành niên và lao động khuyết tật.
Tư vấn các vấn đề về bảo mật thông tin, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.
Tư vấn về quy trình tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
Hướng dẫn chi tiết về thủ tục đăng ký nội quy lao động tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đăng ký đầy đủ và chính xác.
Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước trong quá trình đăng ký.
Phân tích và đánh giá rủi ro pháp lý của nội quy lao động.
Tư vấn về các biện pháp phòng ngừa tranh chấp lao động.
Tư vấn các vấn đề về sửa đổi, bổ sung nội quy lao động.
Tư vấn các hình thức thông báo nội quy lao động đến người lao động.
Tư vấn các cách thức để người lao động có thể tiếp cận được nội quy lao động.

Tóm lại, luật sư sẽ cung cấp một dịch vụ tư vấn toàn diện, giúp doanh nghiệp xây dựng một nội quy lao động hợp pháp, hiệu quả và phù hợp với thực tiễn hoạt động.

Phí dịch vụ tư vấn soạn thảo, đăng ký nội quy lao động

Phí dịch vụ tư vấn soạn thảo và đăng ký nội quy lao động sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

Độ phức tạp của nội quy lao động, chẳng hạn như doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động trong lĩnh vực phức tạp sẽ đòi hỏi nội quy lao động chi tiết và đầy đủ hơn, dẫn đến chi phí cao hơn.
Nội quy lao động có nhiều điều khoản đặc thù, yêu cầu nghiên cứu kỹ lưỡng cũng sẽ ảnh hưởng đến chi phí.
Phạm vi dịch vụ, chẳng hạn dịch vụ chỉ bao gồm soạn thảo nội quy lao động sẽ có chi phí thấp hơn dịch vụ bao gồm cả tư vấn, soạn thảo, đăng ký và giải quyết các vấn đề pháp lý phát sinh.
Dịch vụ đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước cũng sẽ có chi phí khác so với dịch vụ chỉ cung cấp tư vấn.
Luật sư/văn phòng luật sư có kinh nghiệm và uy tín cao thường có mức phí cao hơn. Tuy nhiên, điều này cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ nhận được dịch vụ chất lượng và hiệu quả hơn.
Chi phí dịch vụ có thể khác nhau tùy thuộc vào địa điểm cung cấp dịch vụ. Tại các thành phố lớn, chi phí thường cao hơn so với các địa phương khác.

Doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị tư vấn cung cấp bảng báo giá chi tiết trước khi ký kết hợp đồng dịch vụ. Đồng thời nên so sánh giá cả và chất lượng dịch vụ của nhiều văn phòng/công ty luật khác nhau để lựa chọn được đơn vị phù hợp nhất. Việc tìm kiếm sự tư vấn luật doanh nghiệp của luật sư chuyên về lĩnh vực lao động là một bước quan trọng để bảo vệ quyền lợi của người lao động và người sử dụng lao động. Khi gặp bất kỳ vấn đề pháp lý nào liên quan đến nội quy lao động, hãy liên hệ với luật sư Luật Kiến Việt qua hotline 0386579303 để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.

Những bài viết liên quan bạn có thể tham khảo thêm: