Quy định về tổ chức hội nghị nhà chung cư

Chung cư là loại hình được nhiều người lựa chọn để ở thay vì nhà đất. Chung cư được xem là một xã hội thu nhỏ có nhiều hộ gia đình, cùng những tiện ích khác. Do vậy, pháp luật đã quy định về việc tổ chức hội nghị nhà chung cư như một cơ chế để quản lý, giải quyết vấn đề, cũng như nắm bắt ý kiến, sự đồng thuận của cư dân ở chung cư.

Hội nghị nhà chung cư là gì?

Khoản 1 điều 102 Luật Nhà ở quy định “Hội nghị nhà chung cư là hội nghị của các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư nếu chủ sở hữu nhà chung cư không tham dự”. Cụ thể:

• Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu: Hội nghị của đại diện chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư.
• Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu: Hội nghị của đại diện các chủ sở hữu căn hộ hoặc người đang sử dụng nếu chủ sở hữu không tham dự (bao gồm cả trường hợp đã nhận bàn giao căn hộ hoặc diện tích khác trong nhà chung cư nhưng chưa thanh toán hết tiền cho chủ đầu tư, trừ trường hợp thuộc diện chấm dứt hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ).

>> Có thể bạn quan tâm: Luật sư bất động sản

Khi nào phải tổ chức hội nghị nhà chung cư?

Căn cứ theo quy định tại Điều 13 Thông tư 02/2016/TT BXD, sửa đổi bởi Khoản 5 Điều 1 Thông tư 06/2019/TT-BXD, những trường hợp sau đây phải tổ chức hội nghị nhà chung cư nếu đáp ứng đủ điều kiện:

Trường hợp tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu

Điều kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu:

• Hội nghị của tòa nhà chung cư phải được tổ chức trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày nhà chung cư đó được bàn giao đưa vào sử dụng và có tối thiểu 50% số căn hộ đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua); trường hợp quá thời hạn mà tòa nhà chung cư chưa có đủ 50% số căn hộ được bàn giao thì hội nghị nhà chung cư được tổ chức sau khi có đủ 50% số căn hộ được bàn giao.
• Hội nghị của cụm nhà chung cư được tổ chức khi có tối thiểu 50% số căn hộ của mỗi tòa nhà trong cụm đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua) và có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ của từng tòa nhà đã nhận bàn giao đưa vào sử dụng đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư.

Điều kiện về số lượng người tham dự cuộc họp hội nghị nhà chung cư lần đầu: 

• Đối với hội nghị của tòa nhà chung cư thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự. 
• Đối với hội nghị của cụm nhà chung cư thì phải đảm bảo số lượng đã đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư tham dự theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 13 Thông tư 02/2016/TT BXD.

Trường hợp Tổ chức Hội nghị nhà chung cư bất thường

Hội nghị nhà chung cư bất thường được tổ chức khi có một trong các trường hợp sau đây:

• Bầu thay thế Trưởng ban hoặc Phó ban quản trị do bị miễn nhiệm, bãi miễn hoặc bị chết, mất tích; trường hợp thay thế Phó ban quản trị là đại diện của chủ đầu tư thì chủ đầu tư cử người khác đảm nhận mà không phải tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường;
• Miễn nhiệm hoặc bãi miễn toàn bộ các thành viên Ban quản trị và bầu Ban quản trị mới;
• Bầu thay thế thành viên Ban quản trị không phải là Trưởng ban, Phó ban do bị miễn nhiệm, bãi miễn hoặc bị chết, mất tích trong trường hợp đã tổ chức lấy ý kiến của các chủ sở hữu nhà chung cư nhưng không đủ số người đồng ý theo quy định tại Điểm b Khoản 3 Điều 26 của Thông tư 02/2016/TT BXD hoặc bầu thay thế thành viên Ban quản trị nhà chung cư theo quy định tại Điểm b Khoản 4 Điều 26 của Thông tư 02/2016/TT BXD.
• Ban quản trị nhà chung cư đề nghị thay thế đơn vị quản lý vận hành hoặc đề nghị điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;
• Các trường hợp khác khi có đơn đề nghị của trên 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao.

Điều kiện về số lượng người tham dự hội nghị tòa nhà chung cư bất thường được quy định như sau:

• Trường hợp họp hội nghị nhà chung cư để quyết định một trong các vấn đề quy định tại các Điểm a, b, c hoặc d Khoản 1 Điều 14 Thông tư 02/2016/TT BXD thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự;
• Trường hợp họp hội nghị nhà chung cư theo đề nghị của các chủ sở hữu căn hộ quy định tại Điểm đ Khoản 1 Điều 14 Thông tư 02/2016/TT BXD thì phải có tối thiểu 75% số người đã có đơn đề nghị tổ chức họp hội nghị nhà chung cư bất thường tham dự.

Điều kiện về số lượng người tham dự hội nghị cụm nhà chung cư bất thường được quy định như sau:

• Trường hợp họp hội nghị cụm nhà chung cư để bầu Trưởng ban hoặc bầu mới toàn bộ Ban quản trị cụm nhà chung cư hoặc quyết định nội dung quy định tại Điểm d Khoản 1 Điều 14 Thông tư 02/2016/TT BXD thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của cụm nhà chung cư tham dự.
• Trong trường hợp tại mỗi một tòa nhà trong cụm có một đơn vị quản lý vận hành riêng mà có tòa nhà đề xuất thay đổi đơn vị quản lý vận hành hoặc đề nghị điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành của tòa nhà thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của tòa nhà đó tham dự và chỉ tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường của tòa nhà này để quyết định;
• Trường hợp bầu thay thế Phó ban quản trị hoặc các thành viên Ban quản trị là đại diện của tòa nhà trong cụm nhà chung cư thì chỉ tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường của tòa nhà này để bầu thành viên khác thay thế; hội nghị của tòa nhà được tổ chức họp để bầu người thay thế khi có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của tòa nhà đó tham dự;
• Trường hợp tổ chức hội nghị cụm nhà chung cư theo đề nghị của các chủ sở hữu căn hộ quy định tại Điểm đ Khoản 1 Điều 14 Thông tư 02/2016/TT BXD thì phải có tối thiểu 75% số người đã có đơn đề nghị tổ chức họp hội nghị cụm nhà chung cư bất thường tham dự.

Trường hợp Tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên

Hội nghị nhà chung cư thường niên được tổ chức mỗi năm một lần khi có tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự hoặc có số lượng ít hơn do các chủ sở hữu nhà chung cư thống nhất. 

Đối với hội nghị thường niên của tòa nhà chung cư mà kết hợp quyết định một trong các vấn đề sau đây thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự:

• Bầu thay thế Trưởng ban hoặc Phó ban quản trị do bị miễn nhiệm, bãi miễn hoặc bị chết, mất tích; trường hợp thay thế Phó ban quản trị là đại diện của chủ đầu tư thì chủ đầu tư cử người khác đảm nhận mà không phải tổ chức hội nghị nhà chung cư;
• Miễn nhiệm hoặc bãi miễn toàn bộ các thành viên Ban quản trị và bầu Ban quản trị mới;
• Bầu thay thế thành viên Ban quản trị không phải là Trưởng ban, Phó ban do bị miễn nhiệm, bãi miễn hoặc bị chết, mất tích trong trường hợp đã tổ chức lấy ý kiến của các chủ sở hữu nhà chung cư nhưng không đủ số người đồng ý theo quy định tại Điểm b Khoản 3 Điều 26 của Thông tư 02/2016/TT BXD hoặc bầu thành viên Ban quản trị nhà chung cư theo quy định tại Điểm b Khoản 4 Điều 26 của Thông tư 02/2016/TT BXD.
• Đối với hội nghị cụm nhà chung cư thường niên mà kết hợp quyết định bầu Trưởng ban quản trị hoặc quyết định các vấn đề quy định tại Điểm b, Điểm d Khoản 1 Điều 14 của Thông tư 02/2016/TT BXD thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của cụm nhà chung cư đó tham dự.

Thành phần tham dự hội nghị nhà chung cư?

Thành phần tham dự và việc biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư sẽ khác nhau tuỳ từng loại nhà chung cư. Vấn đề này được quy định tại điều 16 Thông tư 02/2016/TT BXD sửa đổi bởi Khoản 6 Điều 1 Thông tư 06/2019/TT-BXD có hiệu lực từ ngày 01/01/2020. Theo đó, nhà chung cư, cụm nhà chung cư có một chủ sở hữu thì thành phần tham dự hội nghị nhà chung cư bao gồm đại diện chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư tham dự. Đối với nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì thành phần tham dự hội nghị nhà chung cư được quy định như sau:

• Trường hợp tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu thì thành phần tham dự bao gồm đại diện chủ đầu tư, đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao, đại diện đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư (nếu có) và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã;
• Trường hợp tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường và hội nghị nhà chung cư thường niên thì thành phần tham dự bao gồm đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao, đại diện chủ đầu tư (nếu chủ đầu tư còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư), đại diện đơn vị quản lý vận hành (nếu nhà chung cư phải thuê đơn vị quản lý vận hành) và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã.
• Mỗi chủ sở hữu căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư chỉ được ủy quyền cho một người đang sử dụng căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư đó tham dự hội nghị nhà chung cư.

Ai phải tổ chức hội nghị nhà chung cư?

Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư theo Điểm b Khoản 1 Điều 41 Thông tư 06/2019/TT-BXD:

“1. Ban quản trị nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu được thực hiện các quyền, trách nhiệm quy định tại Khoản 1 Điều 104 của Luật Nhà ở và các quyền, trách nhiệm sau đây:

b) Chuẩn bị các nội dung và tổ chức họp hội nghị nhà chung cư theo quy định của Quy chế này”

Ngoài ra, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư trong trường hợp sau:

Thứ nhất, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu khi có một trong các trường hợp sau đây:

• Nhà chung cư đã được bàn giao đưa vào sử dụng quá thời hạn 12 tháng và đã có đủ 50% số căn hộ được bàn giao theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 13 Thông tư 06/2019/TT-BXD nhưng chủ đầu tư không tổ chức hội nghị nhà chung cư và có đơn của đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức hội nghị;
• Trường hợp không đủ số người tham dự theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 Thông tư 06/2019/TT-BXD;
• Chủ đầu tư chấm dứt hoạt động do bị giải thể hoặc phá sản theo quy định của pháp luật.

Thứ hai, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư, cụm nhà chung cư bất thường khi có một trong các trường hợp sau đây:

• Ban quản trị nhà chung cư đã tổ chức hội nghị nhà chung cư, cụm nhà chung cư bất thường nhưng không có đủ số người tham dự theo quy định tại Điểm a Khoản 2 hoặc Điểm a Khoản 3 Điều 14 Thông tư 06/2019/TT-BXD và có văn bản đề nghị của Ban quản trị nhà chung cư;
• Có đơn của tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao đề nghị tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường để quyết định một trong các nội dung quy định tại các Điểm a, b hoặc c Khoản 1 Điều 14 Thông tư 06/2019/TT-BXD nhưng Ban quản trị nhà chung cư không tổ chức hội nghị nhà chung cư, cụm nhà chung cư bất thường.
• Chủ đầu tư đã chấm dứt hoạt động do bị giải thể, sáp nhập hoặc phá sản.
• Lưu ý, UBND cấp xã chỉ để quyết định một trong các nội dung quy định tại các Điểm a, b hoặc c Khoản 1 Điều 14 Thông tư 06/2019/TT-BXD.

Thứ ba, Ủy ban nhân dân cấp xã Tổ chức Hội nghị chung cư thường niên theo quy định tại Khoản 5, Khoản 6 Điều 14 Thông tư 06/2019/TT-BXD khi có văn bản đề nghị của Ban quản trị nhà chung cư trong điều kiện không đủ số người tham dự theo quy định tại Khoản 2 Điều 15 Thông tư này. 

>> Bài viết liên quan: Có được đặt cọc mua bán nhà đất đang thế chấp hay không?

Tư vấn quy định về tổ chức hội nghị nhà chung cư

Trên đây là nội dung giới thiệu về Quy định về tổ chức hội nghị nhà chung cư. Mọi nhu cầu về pháp luật, Quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi – Công ty Luật Kiến Việt để được tư vấn và hướng dẫn.

Thông tin liên hệ Công ty Luật Kiến Việt:

Liên hệ qua Website: https://luatkienviet.com/

Liên hệ qua điện thoại: 0386 579 303

Liên hệ qua Email: contact@luatkienviet.com 

Liên hệ qua Facebook: https://www.facebook.com/luatkienviet

Liên hệ trực tiếp tại địa chỉ công ty.